Software OCR de facturas: qué comprobar antes de comprarlo
Criterios para elegir un software OCR de facturas: validación, duplicados, integración con el ERP, factura electrónica, digitalización certificada y datos.
Un software OCR de facturas se elige por lo que hace después de leer: comprobar importes y NIF, detectar duplicados, enlazar cada dato con su factura, pasarlo al ERP y tratar las facturas electrónicas estructuradas sin OCR. El porcentaje de acierto que anuncia el proveedor dice poco hasta que se mide con tus facturas.
Antes de pedir presupuestos
Cuenta tus facturas del último trimestre por formato: papel, PDF escaneado, PDF digital y XML. Con el Real Decreto 238/2026, las facturas entre empresas en España pasarán a ser electrónicas y estructuradas, con UBL como sintaxis de referencia, doce o veinticuatro meses después de la orden ministerial según facturación (BOE-A-2026-7295 (se abre en una pestaña nueva)). El software tiene que leer ese XML directamente. Si casi todo lo que recibes es nacional, el OCR tendrá un recorrido corto; si recibes facturas extranjeras, sigue siendo necesario.
Criterios de compra
| Criterio | Qué preguntar | Señal de alarma |
|---|---|---|
| Validación | ¿Comprueba que las líneas suman la base y que base por tipo da la cuota? | Solo devuelve el texto leído |
| NIF y proveedor | ¿Valida el dígito de control del NIF y lo cruza con tu maestro de proveedores? | Da de alta proveedores nuevos solo |
| Duplicados | ¿Detecta la misma factura cargada dos veces, aunque sea otro fichero? | Depende de que alguien lo vea |
| Pedido y albarán | ¿Cruza la factura con el pedido y el albarán del ERP? | No se conecta al ERP |
| Origen del dato | ¿Cada campo lleva a su recorte en la factura? | Hay que abrir el PDF para revisar |
| Varias páginas y abonos | ¿Une una factura de varias páginas y trata el abono con signo negativo? | Un abono entra como factura |
| Cuando no sabe | ¿Marca el campo como dudoso o lo rellena igual? | Siempre devuelve un valor |
| Formatos | ¿Lee XML UBL sin OCR y PDF con OCR? | Todo pasa por OCR |
| Datos | ¿Dónde se procesan y qué terceros intervienen? | No lo pone por escrito |
| Precio | ¿Por factura, por página, con mínimo mensual? | Solo tarifa por volumen alto |
| Mantenimiento | ¿Quién mantiene las reglas y cuánto cuesta añadir un proveedor nuevo? | Cada cambio es un proyecto |
Papel: digitalización certificada
Si quieres destruir los originales en papel, el escaneo tiene que hacerse con un software de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria: imagen fiel e íntegra, firmada electrónicamente y guardada en una base de datos documental (Orden EHA/962/2007 (se abre en una pestaña nueva), artículo 7). La AEAT publica la lista de programas homologados (se abre en una pestaña nueva). Un OCR sin homologación extrae datos, pero no te permite prescindir del papel.
Datos y contrato
Las facturas llevan datos personales de autónomos y contactos. El proveedor que las procesa actúa como encargado del tratamiento y necesita un contrato con el contenido del artículo 28 del RGPD (se abre en una pestaña nueva), incluida la lista de subencargados. Si el software usa un modelo de lenguaje de un tercero, ese tercero tiene que figurar ahí.
Cómo hacer la prueba
- Reúne entre 50 y 100 facturas reales de los últimos meses, incluidas las peores: escaneos torcidos, facturas de varias páginas, abonos.
- Anota a mano el valor correcto de los campos que usas y compáralo con lo que devuelve cada software.
- Mide los errores silenciosos: valores incorrectos que no se marcaron como dudosos. Un 97 % de acierto sin errores silenciosos es mejor que un 99 % que no avisa.
- Cronometra la revisión por factura y súmale el coste por documento.
Para elegir entre OCR con plantillas, IDP o un modelo de lenguaje, antes de mirar proveedores, está OCR, IDP o LLM.
Qué hacer ahora
- Cuenta tus facturas por formato y decide qué parte llegará en XML.
- Pasa la tabla de criterios a cada proveedor y exige la prueba con tus facturas.
- Si además de facturas tienes albaranes, BL o certificados que cruzar, mira automatización documental.
Preguntas frecuentes
¿Puedo destruir las facturas en papel después de escanearlas?
Solo si se digitalizan con un software homologado por la Agencia Tributaria, con imagen fiel e íntegra firmada electrónicamente y guardada en una base de datos documental (Orden EHA/962/2007, artículo 7). Un escaneo corriente no basta.
¿Tiene sentido comprar OCR de facturas si la factura electrónica será obligatoria?
Para facturas de proveedores españoles, cada vez menos: llegarán en XML estructurado. Las facturas extranjeras, los albaranes y los documentos de transporte seguirán en PDF. Elige un software que lea el XML sin OCR y el PDF con OCR.
Fuentes
- Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas (se abre en una pestaña nueva)Boletín Oficial del Estadoboe.es
- Softwares homologados para la digitalización certificada de facturas (se abre en una pestaña nueva)Agencia Tributariasede.agenciatributaria.gob.es
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales (se abre en una pestaña nueva)Boletín Oficial del Estadoboe.es
- Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento general de protección de datos), artículo 28 (se abre en una pestaña nueva)Diario Oficial de la Unión Europeaeur-lex.europa.eu