Automatizar procesos administrativos con IA: por dónde empezar
Qué procesos administrativos se pueden automatizar con IA, cómo elegir el primero, cómo medir un piloto y qué límites fijan el RGPD y el Reglamento de IA.
Autor
Aferis Systems es una consultora de software de Madrid. Construye y opera plataformas que cargan, leen y cruzan la documentación de operaciones reguladas: exportación, aduanas, cadena de frío y certificaciones. Cada resultado enlaza al documento de origen y una persona lo confirma. También desarrolla Aferis Customs y software a medida.
Cada artículo lo escribe y revisa Aferis Systems. Citamos la fuente oficial de cada fecha y de cada obligación, y fechamos cada pieza. Si una norma cambia después de publicar, actualizamos el artículo y lo indicamos arriba con la fecha de actualización.
Qué procesos administrativos se pueden automatizar con IA, cómo elegir el primero, cómo medir un piloto y qué límites fijan el RGPD y el Reglamento de IA.
Cómo extraer datos de un PDF a Excel o al ERP según sea digital o escaneado: Power Query, OCR, validación e importación, y los errores que más se repiten.
Cómo se clasifica una mercancía y se llega a su código TARIC de 10 dígitos: reglas generales de interpretación, notas, Nomenclatura Combinada 2026 e IAV.
Criterios para elegir un software OCR de facturas: validación, duplicados, integración con el ERP, factura electrónica, digitalización certificada y datos.
Qué es un agente de IA, dónde aporta en back-office documental, sus límites (alucinaciones, trazabilidad, AI Act) y cómo evaluarlo antes de usarlo.
FSMA 204 para pescado y marisco: eventos críticos, datos clave, excepciones y por qué la FDA no la aplicará antes del 20 de julio de 2028.
Desde el 10/01/2026, trazabilidad digital por lote y certificados de captura en CATCH: qué exige el Reglamento (UE) 2023/2842, a quién y hasta cuándo.
Casillas y elementos de datos de la declaración H1 que hay que cruzar con factura, packing list, BL y certificados, más valor en aduana y código TARIC.
OCR con plantillas, IDP o un modelo de lenguaje para leer facturas, albaranes y PDF: cómo falla cada uno y cuándo no merece la pena automatizar.
Qué es el IDP, qué añade al OCR y cómo evaluarlo: separar, leer, validar y cruzar documentos con revisión humana. Con ejemplos de comercio exterior.